Tietosuojaseloste

Päivitetty 1.4.2025

1. Rekisterinpitäjä

Menevä Oy
Y-tunnus: 0711979-2
Panimokatu 2, 00580 Helsinki
Sähköposti: tuki@meneva.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Palvelun tuottaminen — käyttäjätilien hallinnointi, kirjautuminen ja tilaajavastuuasiakirjojen seuranta (oikeusperuste: sopimus).
• Lakisääteiset velvoitteet — tilaajavastuuasiakirjojen ja tapahtumalokien säilyttäminen lain vaatimassa laajuudessa (oikeusperuste: lakisääteinen velvoite).
• Viestintä — asiakirjojen vanhentumismuistutukset ja palvelua koskevat ilmoitukset (oikeusperuste: sopimus / oikeutettu etu).

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia tietoja:

• Nimi ja sähköpostiosoite (rekisteröitymisen yhteydessä)
• Yritystiedot: yrityksen nimi ja Y-tunnus
• Palveluun ladatut asiakirjat ja niiden metatiedot (asiakirjatyyppi, voimassaoloaika)
• Tapahtumaloki: kuka teki mitä ja milloin (asiakirjojen lataukset, hyväksynnät, hylkäykset)
• Kirjautumisajat ja käyttölokit (tietoturvan seuranta)

4. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja jaetaan ainoastaan seuraavissa tapauksissa:

• Tilaaja–palveluntuottaja-suhteen edellyttämä tietojenvaihto: tilaajayritys näkee palveluntuottajansa asiakirjojen tilat, ja palveluntuottaja näkee, mitkä tilaajat seuraavat hänen tilannettaan. Tämä tietojenvaihto on palvelun keskeinen toiminto.
• Tekniset palveluntuottajat: käytämme Supabase-palvelua (tietokanta ja tiedostotallennus, EU-alue) sekä Vercel-alustapalvelua (palvelinkapasiteetti, EU-alue). Nämä toimijat käsittelevät tietoja vain palvelun tuottamiseksi.
• Lakisääteiset vaatimukset: luovutamme tietoja viranomaisille, jos meillä on siihen lakisääteinen velvoite.

5. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Kaikki palvelimet sijaitsevat EU:n alueella (Lontoo, Iso-Britannia / Eurooppa).

6. Tietojen säilytysaika

• Asiakirjat ja tapahtumaloki: tilaajavastuulaki (1233/2006) edellyttää tietojen säilyttämistä vähintään kaksi vuotta sopimuksen päättymisestä. Säilytämme tietoja tämän ajan yli asiakkaan pyynnöstä tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
• Käyttäjätiedot: säilytetään niin kauan kuin tili on aktiivinen. Tilin sulkemisen jälkeen tiedot poistetaan 90 päivän kuluessa, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytysaikaa.
• Sähköpostiloki: lähetettyjen muistutusviestin lokitiedot säilytetään 12 kuukautta.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukainen oikeus:

• saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään (tarkastusoikeus)
• vaatia virheellisten tietojen korjaamista
• vaatia tietojen poistamista, ellei säilyttämiselle ole lakisääteistä perustetta
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• siirtää tietosi toiselle palveluntarjoajalle (tiedon siirrettävyys)
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi)

Pyyntöihin vastataan kuukauden kuluessa. Lähetä pyyntö osoitteeseen: tuki@meneva.fi

8. Tietoturva

Kaikki tietoliikenne palveluun on salattu TLS-protokollalla. Tietokanta on suojattu rivitason käyttöoikeuksilla (Row Level Security), jolloin jokainen käyttäjä näkee vain hänelle kuuluvat tiedot. Ladatut tiedostot tallennetaan salattuun objektivarastoon. Pääsy palvelimen infrastruktuuriin on rajattu palveluntarjoajan henkilöstölle.

9. Evästeet

Palvelu käyttää vain teknisesti välttämättömiä istuntoevästeitä, joita tarvitaan kirjautumistilan ylläpitämiseen. Markkinointievästeitä tai kolmannen osapuolen seurantatyökaluja ei käytetä.

10. Tietosuojaselosteen päivitykset

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan rekisteröityneille käyttäjille sähköpostitse vähintään 14 päivää ennen muutoksen voimaantuloa.

11. Yhteystiedot

Tietosuoja-asioissa ota yhteyttä: tuki@meneva.fi